Mensajes de ausencia en WhatsApp Business: 15 ejemplos
Descubre cómo configurar mensajes de ausencia en WhatsApp Business y copia 15 ejemplos pensados para corredurías de seguros.
Un cliente escribe el viernes a las 20:30 porque ha tenido un golpe con el coche. Nadie contesta hasta el lunes. Durante el fin de semana, esa persona no sabe si su mensaje ha llegado, si alguien lo va a revisar ni qué debería hacer mientras tanto.
Hoy, una parte importante de la relación con el cliente pasa por WhatsApp. Es rápido, es directo y es donde la gente escribe sin pensarlo dos veces. Eso es bueno para una correduría, pero también significa que los mensajes llegan a cualquier hora, y muchas veces al móvil de un gestor, con los riesgos que tiene usar el WhatsApp personal.
La respuesta no es estar disponible 24 horas. Es evitar el silencio. Un cliente entiende perfectamente que una correduría cierre a las 18:00. Lo que no entiende es escribir y no recibir ninguna señal.
Ahí es donde entra el mensaje de ausencia de WhatsApp Business: una respuesta automática que confirma que el mensaje ha llegado, explica cuándo vas a contestar y dice qué hacer si el caso no puede esperar.
Lo más importante sobre los mensajes de ausencia en una correduría
El mensaje de ausencia no resuelve consultas, pero evita el silencio, que es lo que hace que un cliente se sienta desatendido.
Un buen mensaje dice tres cosas: que la consulta ha llegado, cuándo vas a responder y qué hacer si es urgente.
Conviene adaptarlo al motivo del mensaje, porque no necesita lo mismo alguien que pide un presupuesto que alguien que acaba de tener un siniestro.
Las respuestas rápidas ahorran tiempo en el día a día, sobre todo en renovaciones y peticiones de documentación.
La automatización solo funciona si detrás hay un proceso: el mensaje pendiente debe quedar asignado a alguien, con su historial y su seguimiento.
Qué es el mensaje de ausencia y cómo se configura
Qué hace exactamente
El mensaje de ausencia es una respuesta automática que WhatsApp Business envía cuando alguien te escribe fuera del horario que hayas definido.
No sustituye a nadie ni resuelve el caso. Su función es otra: dar una señal inmediata de que el mensaje ha llegado y de que hay alguien detrás.
Para el cliente, esa señal cambia la experiencia. Deja de preguntarse si ha escrito al número correcto y pasa a saber cuándo tendrá respuesta.
Cómo se activa
En la aplicación, se configura en Ajustes, Herramientas para la empresa, Mensaje de ausencia. Ahí puedes activarlo, escribir el texto, elegir el horario y decidir a qué contactos se envía.
Puedes enviarlo siempre, solo fuera de tu horario laboral o durante un periodo concreto, como unas vacaciones o un puente.
Las otras dos herramientas que conviene usar
Junto al mensaje de ausencia, WhatsApp Business ofrece dos funciones que ayudan bastante en una correduría:
Mensaje de bienvenida: se envía a quien te escribe por primera vez o después de mucho tiempo sin contacto.
Respuestas rápidas: textos guardados que el equipo inserta escribiendo una barra y un atajo, por ejemplo /renovacion.
Entre las tres cubres los momentos que más se repiten: el primer contacto, el fuera de horario y las peticiones de siempre. Si además quieres ordenar lo que pasa después, te interesa centralizar WhatsApp, email y llamadas en un mismo sitio.
Qué debe incluir un buen mensaje de ausencia
Confirmación de que el mensaje ha llegado
Parece obvio, pero es lo más importante. El cliente necesita saber que no ha escrito al vacío.
Cuándo vas a responder
Sé concreto. "Mañana a partir de las 9:00" tranquiliza. "Lo antes posible" no dice nada y deja al cliente igual que estaba.
Qué hacer si es urgente
En seguros esto es clave. Si alguien acaba de tener un siniestro, necesita una salida inmediata: el teléfono de asistencia 24 horas de su compañía, que aparece en su póliza.
Qué información puede ir adelantando
Si el cliente aprovecha para mandar la fecha del siniestro, unas fotos o el tipo de seguro que busca, el lunes el caso ya está medio resuelto.
Con esas cuatro piezas tienes suficiente. Dos o cuatro líneas, con el tono con el que hablas a tus clientes y sin prometer lo que no vas a cumplir.
15 plantillas listas para copiar
Fuera de horario
Hola, gracias por escribir a [correduría]. Ahora mismo estamos fuera de horario. Te responderemos mañana a partir de las 9:00. Si tu caso es urgente, puedes llamar al teléfono de asistencia 24 h que aparece en tu póliza.
Hemos recibido tu mensaje. Nuestro horario es de lunes a viernes, de 9:00 a 18:00. Te contestamos en cuanto abramos. Si quieres, adelántanos tu consulta y así la tendremos preparada.
Gracias por tu mensaje. Hoy ya hemos cerrado, pero lo primero que haremos mañana es responderte.
Fin de semana
Gracias por escribirnos. Este fin de semana no estamos operativos. Te responderemos el lunes a primera hora. Para urgencias, llama al teléfono de asistencia de tu compañía, disponible las 24 horas.
Hola, estamos cerrados hasta el lunes a las 9:00. Si has tenido un siniestro y necesitas ayuda ahora, llama al servicio de asistencia 24 h de tu póliza. Para todo lo demás, te escribimos el lunes.
Siniestros
Gracias por avisarnos. Estamos fuera de horario, pero puedes ir adelantando trabajo: mándanos la fecha del siniestro, una breve descripción y fotos si las tienes. Así mañana lo tramitamos directamente.
Hemos recibido tu mensaje sobre el siniestro. Si necesitas grúa o asistencia inmediata, llama al teléfono 24 h de tu compañía. Nosotros nos encargamos del resto mañana a partir de las 9:00.
Presupuestos y nuevas contrataciones
Gracias por tu interés. Ahora estamos fuera de horario. Si nos dejas tu nombre y qué seguro te interesa, mañana te preparamos una propuesta y te la enviamos por aquí.
Hola, hemos recibido tu consulta. Mañana te respondemos con las opciones que mejor encajen contigo. Si quieres, cuéntanos ahora qué necesitas cubrir.
Vacaciones y festivos
Del [fecha] al [fecha] estamos cerrados por vacaciones. Volvemos el [fecha] y responderemos todos los mensajes por orden de llegada. Para urgencias, tienes el teléfono de asistencia 24 h de tu compañía.
Hoy es festivo y no estamos operativos. Mañana retomamos la actividad con normalidad y te contestamos.
Picos de trabajo
Hemos recibido tu mensaje. Estamos con mucho volumen y tardaremos un poco más de lo normal, pero te responderemos hoy mismo.
Respuestas rápidas para el día a día
/renovacion
Hola [nombre], tu póliza de [ramo] se renueva el [fecha]. Si quieres, la revisamos antes para ver si hay algo que ajustar. ¿Te llamo esta semana?
/documentacion
Para seguir con el trámite necesitamos [documento 1], [documento 2] y [documento 3]. Puedes enviárnoslos por aquí mismo.
/bienvenida
Hola, soy [nombre] de [correduría]. Encantado de ayudarte. Cuéntame qué necesitas y te preparo una propuesta sin compromiso.
Ejemplo práctico: el mismo mensaje, dos finales distintos
Escenario sin un proceso detrás
Un cliente escribe el viernes por la tarde para pedir presupuesto de un seguro de hogar. El mensaje llega al móvil de un gestor que ya ha terminado su jornada.
El lunes, ese gestor abre WhatsApp y encuentra veintitantas conversaciones nuevas. Responde a las que ve primero. El presupuesto del viernes queda más abajo y se responde el miércoles.
Para entonces, el cliente ya ha pedido precio en otros dos sitios y ha contratado con quien le contestó el sábado por la mañana. El interés existía, pero la conversación no llegó a tiempo. Es el mismo problema que aparece al captar clientes para seguros: el lead llega, pero se enfría antes de que alguien lo atienda.
Escenario con un proceso conectado
El mismo mensaje llega el viernes por la tarde. El cliente recibe al instante una respuesta que confirma la recepción, indica el horario y le pide el dato básico: qué vivienda quiere asegurar.
El cliente contesta con la información. Esa conversación queda registrada, asociada a su ficha y asignada a un gestor, con una tarea pendiente para el lunes.
El lunes a las 9:10 el gestor abre el caso con todo el contexto delante y envía la propuesta. El cliente no ha tenido que repetir nada y sigue en la conversación. A partir de ahí, lo que decide la venta es el seguimiento comercial por WhatsApp.
Errores comunes al configurar los mensajes automáticos
Prometer plazos que no se cumplen, como decir que respondes en una hora cuando en realidad respondes al día siguiente.
Escribir mensajes largos, cuando con dos o cuatro líneas es suficiente.
Dejar activo el mensaje de vacaciones semanas después de haber vuelto.
No incluir una salida para urgencias, que en seguros es el fallo más grave.
Depender de que cada gestor configure su propio móvil, porque cada cliente acaba recibiendo un mensaje distinto.
Olvidar que alguien tiene que recoger después esos mensajes pendientes.
Dónde encaja ZOA
El mensaje automático avisa, pero no resuelve. Lo que marca la diferencia es lo que ocurre después: que la conversación quede asignada, con su historial y su seguimiento, para que el lunes no se pierda entre decenas de mensajes.
ZOA reúne WhatsApp, llamadas y email en una bandeja de entrada unificada para corredurías. Cada mensaje fuera de horario queda registrado, asociado a su cliente y asignado a un gestor, con el historial completo de lo que se habló antes.
La automatización inteligente de ZOA también puede responder consultas repetitivas mientras el equipo no está, de forma que el cliente recibe algo más que un aviso genérico.
Además, la información puede sincronizarse con el ERP de la correduría, lo que evita tener los datos repartidos entre varias herramientas.
Según datos de ZOA, las corredurías que usan la plataforma mejoran su tiempo de respuesta y la satisfacción del cliente. Son datos propios de ZOA, así que conviene entenderlos como una referencia sobre el uso de la plataforma y no como una estadística del sector.
Conclusión: responder bien fuera de horario es cuestión de mensaje, contexto y seguimiento
Un mensaje de ausencia bien escrito no cierra una venta, pero evita perderla. Le dice al cliente que su consulta ha llegado, cuándo tendrá respuesta y qué hacer mientras tanto.
Las plantillas de este artículo puedes copiarlas hoy mismo y adaptarlas al tono de tu correduría. Es un cambio pequeño que se nota desde la primera semana.
Lo que no resuelve una plantilla es lo que pasa después: quién recoge ese mensaje, con qué contexto y con qué seguimiento. Ahí es donde una correduría gana o pierde oportunidades.
Si quieres que cada mensaje fuera de horario quede registrado, asignado y con seguimiento, solicita una demo de ZOA.
FAQ
¿Cómo se activa el mensaje de ausencia en WhatsApp Business?
En Ajustes, Herramientas para la empresa, Mensaje de ausencia. Ahí puedes activarlo, escribir el texto y elegir el horario en el que se envía.
¿Se puede programar por horarios?
Sí. Puedes enviarlo siempre, solo fuera de tu horario laboral o durante un periodo concreto, como unas vacaciones.
¿Qué diferencia hay entre el mensaje de ausencia y el de bienvenida?
El de bienvenida se envía a quien te escribe por primera vez o tras mucho tiempo sin contacto. El de ausencia se envía cuando escriben fuera de tu horario.
¿Cuánto debe durar un mensaje de ausencia?
Entre dos y cuatro líneas. Lo justo para confirmar la recepción, decir cuándo respondes y ofrecer una salida para urgencias.
¿Qué debe incluir el mensaje si el cliente tiene un siniestro?
El teléfono de asistencia 24 horas de su compañía y una petición de los datos básicos, como la fecha del siniestro, una descripción breve y fotos si las tiene.
¿Puedo usar el mismo WhatsApp con varios gestores?
Con la aplicación básica es complicado, porque cada número tiene su propia configuración y su propio historial. Con una plataforma que centraliza el WhatsApp de la correduría, todo el equipo trabaja con el mismo número, los mismos mensajes y el historial compartido.
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